Perencanaan Pekerjaan Housekeeping

Perencanaa Pekerjaan Housekeeping ; Perencanaan mungkin merupakan fungsi manejerial yang sangat penting untuk dilakukan oleh seorang Housekeeper. Tanpa perencanaan yang matang dan tepat, maka pelaksanaan operasional Housekeeping akan berakibat krisis demi krisis dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Krisis yang paling mungkin terjadi adalah menurunnya kinerja dan moral karyawan, penurunan produktivitas dan peningkatan biaya operasional. Tanpa perencanaan yang tepat juga dapat mengakibatkan seorang Housekeeper tidak akan dapat membedakan, pekerjaan mana yang harus didahulukan dan mana pekerjaan yang dapat ditunda pelaksanaannya, dalam rangka pencapaian tujuan sebuah hotel.

Karena Housekeeping Department bertanggung jawab atas kebersihan dan pemeliharaan seluruh area hotel yang sangat beragam karakteristiknya, maka perencanaan pekerjaan di Housekeeping merupakan suatu pekerjaan atau tugas yang amat berat. Tanpa suatu perencanaan yang sistematik dan berkesinambungan step by step, Housekeeper akan mudah dibuat frustasi oleh demikian banyak pekerjaan yang bukan saja harus dapat diselesaikan, tetapi harus terlaksana secara sempurna, tepat waktu dan biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan rencana pembiayaannya.

Berikut ini diberikan langkah – langkah kerja yang harus dilakukan dalam membuat suatu perencaan pekerjaan di Housekeeping :

1. Area Inventory List

Perencanaan pekerjaan di Housekeeping department dimulai dengan pembuatan sebuah inventory list dari semua area yang menjadi tanggungjawab dari Housekeeping Department. Pembuatan area inventory list merupakan langkah awal dalam perencanaan, karena dengan daftar tersebut akan diketahui semua pekerjaan yang harus dilakukan oleh housekeeping. Inventory list meruapakan suatu daftar yang panjang dan harus ditulis secara terperinci. Hal tersebut disebabkan karena beragamnya karakteristik ruang dan area yang menjadi bidang tugas housekeeping.

Untuk pembuatan inventory list sebuah guestroom, cara yang paling baik adalah dengan mengikuti tata cara atau urut-urutan pembersihan kamar oleh Pramukamar dan urutan – urutan pemeriksaan kamar oleh Penyelia. Hal ini juga akan memudahkan Housekeeper dalam pembuatan prosedur pembersihan, pembuatan modul training karyawan dan pembuatan daftar periksa kamar. Sebagai contoh inventory list sebuah kamar, dibuat secara berurutan searah atau berlawanan dengan jarum jam serta dari atas ke bawah. Beragam metode lain dapat saja dibuat sesuai dengan selera dan kebutuhan, namun yang terpenting dalam hal ini adalah sistem yang telah dibuat harus dijalankan dan dipatuhi baik oleh Pramukamar maupun oleh Penyelia dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.

2. Frequency Schedules

Pengertian frequency schedule adalah berapa kali sebuah item yang tercantum dalam inventory list harus dibersihkan atau di – maintained. Frekwensi pembersihan sebuah item dapat saja setiap hari atau setiap minggu tergantung pada prosedur standar pelaksanaan pekerjaan sebuah hotel, sedangkan waktu pemeriksaannya dapat saja harian atau mingguan, tetapi secara berkala harus tetap dilaksanakan general ( deep ) cleaning.

Pembuatan jadwal general cleaning harus dibuat dalam suatu calendar plan. Calendar plan tersebut merupakan pedoman housekeeper untuk membuat bukan saja untuk jadwal kerja bagi stafnya, tetapi jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan special cleaning project tersebut. Dalam pembuatan jadwal general cleaning, maka housekeeper harus memperhitungkan beberapa hal. Sebagai contoh general cleaning dilakukan pada saat low season dan memperhatikan rencana kerja departemen lain, misalnya dengan memperhatikan kapan jadwal pemeliharaan air conditioner oleh engineering department. Perencanaan sebuah jadwal general cleaning haruslah dapat meminimalkan gangguan terhadap tamu maupun departemen lainnya.

3. Performance Standard

Dalam pembuatan performance standard hal yang pertama dilakukan adalah dengan menjawab pertanyaan :

Ø Item apa saja yang harus dibersihkan atau di-maintain dan di area mana berada ?

Ø Standar apa saja yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan tersebut ?

Performance standard bukan saja berisi tentang kegiatan apa saja yang harus dilaksanakan, namun juga mencakup secara detail bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan.

Salah satu tujuan utama dalam merencanakan pekerjaan di housekeeping adalah bagaimana agar setiap karyawan melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Kunci agar pelaksanakan pekerjaan selalu konsisten atau standar, maka sorang housekeeper harus membuat performance standard, melakukan komunikasi dan pengarahan kepada bawahannya.

Aspek terpenting yang dapat dicapai dengan adanya performance standard adalah terjadinya suatu konsensus tentang bagaimana pelaksanaan suatu pekerjaan.

Performance standard merupakan hasil kerja sama yang dibuat antara management dan karyawan dalam sebuah program pelatihan. Sehingga dapat dikatakan performance standard merupakan kesepakatan bersama yang harus dijalankan dan ditaati oleh semua karyawan, karena mereka sendirilah yang membuatnya. Pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan standar hanya dapat dicapai memalui program pelatihan yang berkesinambungan.

Setelah mendiskusikan ( lebih tepat apabila dikatakan menguji ) sebuah performance standard dalam sebuah program pelatihan, maka seorang housekeeper harus melaksanakannya. Untuk memastikan apakah pelaksanaan setiap pekerjaan sudah sesuai dengan performance standard, maka kata kuncinya adalah pengawasan. Hasil pengawasan yang dilaksanakan setiap hari dan evaluasi hasil kerja yang dilakukan secara berkala harus ditindak-lanjuti dengan program retraining. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap karyawan melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Housekeeper harus melakukan review minimal sekali setahun, untuk melihat apakah departemennya – secara keseluruhan – telah melaksanakan performance standard yang telah ditetapkan, ataukah dia harus melakukan suatu revisi dan membuat metode kerja baru untuk diterapkan pada tahun berikutnya.

4. Productivity Standards

Productivity standards atau standar produktivitas, dapat diartikan, “jumlah” pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh setiap karyawan. Pembuatan standar produktivitas dimulai dengan menjawab pertanyaan : berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh seorang karyawan dalam menyelesaikan pekerjan (sesuai dengan performance standards yang telah ditetapkan) yang dibebankan kepadanya. Standar produktivitas harus ditentukan bagi setiap karyawan dengan mengacu pada rencana biaya operasional yang telah ditetapkan.

Karena beragamnya performance standards yang diterapkan oleh setiap hotel, sehingga mustahil untuk dapat membuat suatu standar produktivitas yang berlaku secara umum. Besar kecilnya suatu hotel dan tingkat pelayanan yang harus diberikan kepada para tamunya juga mengakibatkan beragamnya standar produktivitas bagi setiap karyawannya. Salah satu cara yang digunakan untuk menetapkan standar produktivitas adalah, housekeeper harus mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh karyawannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, sesuai dengan standar pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan.

Sebagai contoh, standar produktivitas seorang Pramukamar dalam menyiapkan kamar, adalah dengan membagi waktu kerja yang tersedia dengan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan sebuah kamar dalam satu priode kerja atau shift.

Kualitas dan kuantitas hasil kerja dapat menjadii sebuah belati yang bermata dua. Disatu sisi, jika penetapan performance standards terlalu tinggi, maka jumlah pekerjaan yang dihasilkan akan rendah. Hal ini dapat dijadikan sebagai suatu kekuatan bagi seorang housekeeper, untuk menambah jumlah karyawan agar semua perkerjaan dapat terlaksana. Sementara di lain pihak, lambat atau cepat ( biasanya lebih cepat dari perkiraan ), pimpinan tertinggi hotel atau general manager akan menggunakan kedua mata belati itu untuk memotong tingginya biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh housekeeping department. Tindakan ini memaksa housekeeper mengurangi jumlah karyawannya serta menyeimbangkan antara produktivitas dan kualitas dengan cara, meninjau kembali performance standard agar tetap sejalan dengan productivity standards.

Disisi yang lain jika penetapan performance standards terlalu rendah, kuantitas pekerjaan akan tinggi. Pada awalnya general manager mungkin saja akan merasa puas. Performance standards yang terlalu rendahi dapat mengakibatkan keluhan dari tamu dan karyawan meningkat, sebagai refleksi dari kondisin hotel yang berubah kotor atau tidak standar, keadaan ini memungkinkan general manager sekali lagi menggunakan belatinya, kali dengan memotong karier si housekeeper dengan jalan menggantinya dengan orang lain, dan mengawasi langsung biaya operasional housekeeping dengan ketat.

Tantangan yang harus dijawab adalah menyeimbangkan antara standar kualitas pekerjaan dengan tingkat kuantitas pekerjaan. Kedua hal tersebut jangan dianggap sebagai dua mata belati yang dapat melukai, keduanya dapat dijadikan sebagai alat bantu dan kontrol bagi yang lainnya.

About tettaisla

orang biasa yang mencoba bergaul dengan orang-orang yang biasa melahirkan karya-karya luar biasa
This entry was posted in Room Division. Bookmark the permalink.

11 Responses to Perencanaan Pekerjaan Housekeeping

  1. Jhon says:

    Wah terima kasih atas tulisannya yang bagus sekali. Saya sangat kepingin mendapatkan contoh ril dalam bentuk form kerja ataupun program kerja yang harus dilakukan. Mas bila ada contohnya bisa japri di emailku, terima kasih semoga sukses selalu.

  2. erdi says:

    god artikel…..
    wah….kita bsa tukeran info di dunia per housekeeping-an…
    ok….ta tggu

  3. dedi mdk 05 says:

    setelah membaca ini saya semakin bangga pernah di ajar oleh bapak..
    Sukses slalu….
    Mdk chersssss…..

  4. Erwin Tico says:

    Mohon diperbanyak lg tulisannya yg seperti ini Ta.. Baguss..!!! Bisa jd media pelajaran Online via internet..
    Sukses Ta..

  5. Dewa says:

    mas ijin copy ya,, keperluan untuk bikin jurnal ilmiah.. thks ^^

  6. waaah makasih… artikelnya membantu banget buat bekal tambahan buat UKOM HK saya besok…🙂 mudah2an terbebas dari re-assestment.. makasih ya sekali lagi!…

  7. endra kamuh says:

    Bagus…. sekedar informasi,boleh tau gak berapa lama proses pembersihan 1 kamar VD? Trus kalau ada 5 kamar VD Deluxe/room standart ,kira2 harus berapa lama di VC kan?

    • budi says:

      ada contoh rencana kerja untuk HK Apartemen ga

    • Tjahjo Bientang says:

      Baiknya dilakukan oleh 2 orang dalam make up room, tujuannya guna mempersingkat waktu dan maksimal dalam hasilnya. Pembagiannya 1 orang making bed dan setting amenities dan yang 1 orang lagi cleaning area toilet. Jadi total waktu yang di butuhkan kurang lebih 45 menit untuk make up room Deluxe. Salam Housekeeping.

      Note: Luas room mempengaruhi waktu juga.

      • endra kamuh says:

        Standart pembersihan kamar harus 2 orang ya? klo di tempat saya kerja di anjur 1 orang aja. Ukuran kama 8×4 m. tolong di balas ya,makasih!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s